1、数据采集服务：由数据采集器和RFID管理模块组成，对档案管理和监管集中进行监控、储存和处理，是整个设备的核心。

　　2、作业管理：由RFID读写模块、标签发行组成，可以完成档案信息RFID标签的统一制作和装入新建档案等工作。

　　3、流通监控：帮助档案管理员在档案借出时写入相关信息，归还时检验档案并验证RFID标签内信息。

　　4、监管定位：通过管理模组和操作管理软件方便地查询每一件档案文件的位置并实时监视档案状态。

　　5、权限及安全监督：对用户使用权限采用层级设置、分级管理并采取对应系统功能，管控使用范围。外部采用监控设备管理，收录用户使用信息并自动保存操作信息;同时还具有异常情况的自动报警功能。